Thỏa thuận với người giúp việc

Thỏa thuận với người giúp việc Trước ngày người giúp việc nhận việc: gia đình cần thống nhất những gì?

Một người giúp việc có kinh nghiệm vẫn cần được hướng dẫn về nếp sinh hoạt và yêu cầu riêng của từng gia đình. Nhiều hiểu lầm không xuất phát từ việc ai đúng hay sai, mà do hai bên chưa thống nhất rõ công việc, giờ làm, ngày nghỉ và cách xử lý khi có việc phát sinh.

Trước ngày nhận việc, gia đình nên dành thời gian trao đổi các nội dung quan trọng và ghi lại để cùng kiểm tra. Bài viết này cung cấp checklist bàn giao người giúp việc, từ phạm vi công việc, tiền lương, thời gian làm việc đến việc sử dụng đồ dùng trong nhà và đầu mối liên hệ khi cần hỗ trợ.

Vì sao cần thống nhất công việc trước ngày nhận việc?

Câu nói “phụ việc nhà” có thể được hiểu khác nhau. Gia đình có thể nghĩ người giúp việc sẽ nấu ăn, giặt đồ, chăm bé và dọn dẹp; trong khi người giúp việc hiểu công việc chính là dọn nhà và nấu bữa tối.

Nếu không trao đổi trước, những điểm chưa rõ dễ trở thành bất đồng:

• Công việc phát sinh nhưng không rõ có nằm trong phạm vi đã thống nhất hay không.
• Giờ làm kéo dài nhưng chưa trao đổi về thời gian nghỉ.
• Gia đình cho rằng một việc cần làm hằng ngày, người giúp việc lại nghĩ chỉ làm khi được yêu cầu.
• Người giúp việc không biết nên liên hệ ai khi gia đình vắng nhà.
• Hai bên chưa thống nhất cách sử dụng chìa khóa, thiết bị hoặc vật dụng trong nhà.

Thống nhất từ đầu giúp gia đình trình bày rõ mong muốn, đồng thời để người giúp việc hiểu điều kiện làm việc trước khi nhận việc.

1. Ghi rõ đầu việc chính và thứ tự ưu tiên

Gia đình nên chia công việc thành ba nhóm:

Việc cần làm thường xuyên

Ví dụ:

• Dọn dẹp các khu vực sử dụng hằng ngày.
• Rửa chén và sắp xếp khu vực bếp.
• Giặt hoặc phơi quần áo theo hướng dẫn.
• Chuẩn bị bữa ăn đơn giản.
• Hỗ trợ sinh hoạt cho trẻ nhỏ hoặc người cao tuổi theo phạm vi đã thống nhất.

Việc làm theo lịch hoặc khi có yêu cầu

Ví dụ:

• Lau cửa kính, vệ sinh tủ lạnh hoặc dọn kho.
• Thay ga giường, vệ sinh quạt hoặc sắp xếp tủ.
• Đi chợ hoặc chuẩn bị món ăn đặc biệt.
• Hỗ trợ khi gia đình có khách.

Việc không thuộc phạm vi công việc

Gia đình nên nói rõ những việc không yêu cầu, hoặc cần được trao đổi trước khi thực hiện. Chẳng hạn, không tự ý sửa chữa thiết bị, không di chuyển đồ có giá trị, không chăm thêm người khác nếu chưa thống nhất.

Nếu gia đình thuê người để chăm bé hoặc người cao tuổi, hãy nêu rõ việc nào là hỗ trợ sinh hoạt và việc nào cần người thân hoặc chuyên gia phụ trách. Có thể tham khảo thông tin về dịch vụ chăm bé hoặc dịch vụ chăm người già để xác định nhu cầu phù hợp.

2. Thống nhất thời gian làm việc và thời gian nghỉ

Đừng chỉ nói “làm giờ hành chính”, “làm cả ngày” hoặc “ở lại nhà”. Hãy trao đổi cụ thể:

• Giờ bắt đầu và kết thúc công việc mỗi ngày.
• Những ngày làm trong tuần.
• Thời gian nghỉ giữa ngày và ngày nghỉ.
• Trường hợp cần làm thêm giờ hoặc đổi lịch.
• Cách báo trước khi người giúp việc cần nghỉ hoặc gia đình muốn thay đổi lịch.

Với hình thức ở lại, hai bên nên thống nhất thêm không gian nghỉ, thời gian riêng tư và những khung giờ cần hỗ trợ. Ở lại tại nhà không đồng nghĩa với việc luôn làm việc liên tục. Gia đình có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ giúp việc ở lại.

Nếu thuê theo giờ hoặc theo buổi, cần ghi rõ thời lượng mỗi ca và cách tính khi công việc hoàn thành sớm hoặc kéo dài hơn dự kiến. Tham khảo dịch vụ giúp việc theo giờ để xác định hình thức phù hợp với lịch của gia đình.

3. Trao đổi rõ tiền lương, phí dịch vụ và ngày thanh toán

Trước khi nhận việc, hai bên nên xác nhận bằng văn bản hoặc tin nhắn các khoản liên quan:

• Mức lương hoặc phí dịch vụ.
• Cách tính lương: theo giờ, theo ngày, theo tháng hay theo ca.
• Ngày thanh toán và phương thức thanh toán.
• Các khoản phụ cấp hoặc chi phí được hoàn lại, nếu có.
• Cách tính khi nghỉ, đổi lịch hoặc làm thêm.
• Đơn vị nào chịu trách nhiệm thanh toán nếu gia đình sử dụng dịch vụ qua công ty.

Nếu có tiền dịch vụ trả cho đơn vị cung cấp nhân sự, cần phân biệt khoản này với tiền lương của người lao động. Gia đình nên hỏi rõ mỗi khoản là gì, thanh toán cho ai và điều kiện áp dụng ra sao.

Không nên chỉ trao đổi một con số tổng quát mà bỏ qua cách tính. Khi hai bên hiểu giống nhau về lịch làm và khoản thanh toán, việc phối hợp sau này sẽ dễ dàng hơn.

4. Hướng dẫn cách sử dụng đồ dùng trong nhà

Người giúp việc có thể chưa quen với thiết bị hoặc cách sắp xếp của gia đình. Hãy hướng dẫn trước những nội dung cần thiết:

• Máy giặt, bếp, lò vi sóng hoặc thiết bị vệ sinh.
• Nơi để dụng cụ và hóa chất làm sạch.
• Vật dụng nào không được sử dụng hoặc di chuyển.
• Cách phân loại quần áo, đồ dễ hỏng hoặc đồ cần giặt riêng.
• Khu vực cần chú ý khi vệ sinh.
• Cách xử lý khi thiết bị không hoạt động hoặc phát sinh hư hỏng.

Với hóa chất tẩy rửa, gia đình nên nói rõ loại nào được sử dụng ở từng khu vực và lưu ý trên nhãn sản phẩm. Không nên để người giúp việc tự trộn các loại hóa chất hoặc dùng sản phẩm không rõ nguồn gốc.

5. Thống nhất cách chăm sóc trẻ nhỏ, người cao tuổi hoặc người bệnh

Nếu công việc có liên quan đến người cần chăm sóc, gia đình nên bàn giao thông tin theo cách rõ ràng và vừa đủ.

Khi chăm bé

Cần thống nhất:

• Lịch ăn, ngủ và sinh hoạt theo hướng dẫn của cha mẹ.
• Cách chuẩn bị đồ dùng của bé.
• Những việc người giúp việc được phép thực hiện.
• Khi nào cần gọi cha mẹ ngay.
• Người nào có quyền quyết định khi lịch sinh hoạt thay đổi.

Không nên yêu cầu người giúp việc tự quyết định về thuốc, chế độ điều trị hoặc tình trạng sức khỏe của trẻ.

Khi hỗ trợ người cao tuổi hoặc người bệnh

Cần trao đổi:

• Thói quen sinh hoạt và khả năng tự di chuyển.
• Những việc người giúp việc sẽ hỗ trợ hằng ngày.
• Người thân chịu trách nhiệm hướng dẫn các vấn đề sức khỏe.
• Số điện thoại của người nhà và cách liên hệ khi có tình huống khẩn cấp.
• Các giới hạn công việc mà người giúp việc không được tự thực hiện.

Người giúp việc hỗ trợ sinh hoạt không đồng nghĩa với nhân viên y tế. Nếu gia đình cần chăm sóc chuyên môn, hãy trao đổi với cơ sở y tế hoặc người có chuyên môn phù hợp.

6. Thống nhất việc sử dụng chìa khóa, tài sản và thông tin riêng tư

Đây là nội dung nên nói rõ một cách tôn trọng, không cần tạo cảm giác nghi ngờ.

Gia đình có thể thống nhất:

• Ai được giữ chìa khóa hoặc mã ra vào nhà.
• Cách bàn giao và hoàn trả chìa khóa khi kết thúc công việc.
• Khu vực riêng tư mà người giúp việc không cần vào.
• Cách xử lý thư từ, giấy tờ và đồ có giá trị.
• Không tự ý chụp ảnh, quay video hoặc chia sẻ thông tin về gia đình.
• Cách liên hệ với gia đình nếu có khách đến hoặc phát sinh tình huống tại nhà.

Ngược lại, gia đình cũng nên tôn trọng không gian cá nhân và đồ dùng riêng của người giúp việc, nhất là với hình thức ở lại.

7. Quy định đầu mối liên hệ và cách báo việc phát sinh

Người giúp việc nên biết cần liên hệ ai trong từng trường hợp. Gia đình có thể ghi lại:

• Người liên hệ chính.
• Người liên hệ dự phòng khi người chính không nghe máy.
• Số điện thoại khẩn cấp cần biết.
• Cách báo khi có việc cần xử lý ngay.
• Cách báo nếu công việc không thể hoàn thành đúng thời gian.
• Cách xin phép khi cần đổi lịch hoặc nghỉ.

Nếu gia đình sử dụng dịch vụ qua đơn vị cung cấp, hãy thống nhất rõ trường hợp nào liên hệ trực tiếp với người giúp việc và trường hợp nào cần báo cho đơn vị điều phối.

8. Cách góp ý để hai bên dễ phối hợp

Gia đình nên góp ý cụ thể vào việc cần điều chỉnh, tránh dùng những nhận xét chung như “làm chưa tốt” mà không nói rõ điểm nào.

Có thể trao đổi theo cách:

1. Nêu việc đã xảy ra.
2. Nói rõ tiêu chuẩn gia đình mong muốn.
3. Hướng dẫn cách làm nếu cần.
4. Thống nhất thời điểm kiểm tra lại.

Ví dụ: “Phần quần áo màu sáng hôm nay bị giặt chung với đồ màu. Từ lần sau, mình phân thành hai giỏ như đã hướng dẫn nhé.”

Người giúp việc cũng nên được khuyến khích báo lại khi yêu cầu chưa rõ, công việc vượt quá thời gian dự kiến hoặc cần gia đình hướng dẫn thêm.

9. Checklist bàn giao ngày đầu

Gia đình có thể dùng danh sách này khi người giúp việc bắt đầu:

• Giới thiệu các thành viên trong gia đình và đầu mối liên hệ.
• Chỉ rõ khu vực làm việc và những khu vực riêng tư.
• Hướng dẫn dụng cụ, thiết bị và nơi cất vật dụng.
• Nêu các đầu việc cần làm trong ngày và thứ tự ưu tiên.
• Thống nhất giờ làm, giờ nghỉ và lịch làm trong tuần.
• Trao đổi tiền lương hoặc phí dịch vụ và ngày thanh toán.
• Hướng dẫn cách báo việc phát sinh.
• Thống nhất việc sử dụng chìa khóa, điện thoại hoặc thiết bị trong nhà.
• Bàn giao các thông tin cần thiết nếu có trẻ nhỏ hoặc người cần hỗ trợ.
• Ghi lại những nội dung đã thống nhất để hai bên cùng xác nhận.

10. Mẫu checklist thỏa thuận với người giúp việc

Gia đình có thể sao chép mẫu dưới đây và điền trước ngày nhận việc:

Thông tin công việc

• Họ tên người giúp việc: …………………………………………
• Ngày bắt đầu: ……………………………………………………..
• Địa chỉ làm việc: ………………………………………………….
• Hình thức làm việc: Theo giờ / Theo ca / Theo ngày / Ở lại
• Đầu việc chính: ……………………………………………………
• Việc phát sinh cần trao đổi trước: ………………………………

Thời gian và thanh toán

• Ngày làm trong tuần: ……………………………………………
• Giờ bắt đầu – kết thúc: …………………………………………
• Thời gian nghỉ: …………………………………………………..
• Ngày nghỉ: …………………………………………………………
• Mức lương hoặc phí dịch vụ: ……………………………………
• Ngày và phương thức thanh toán: ………………………………

Phối hợp và liên hệ

• Người liên hệ chính: …………………………………………….
• Số điện thoại: …………………………………………………….
• Người liên hệ dự phòng: …………………………………………
• Cách báo khi có việc phát sinh: …………………………………
• Lưu ý riêng về trẻ nhỏ/người cần hỗ trợ: ………………………

Xác nhận

• Đại diện gia đình: …………………………………………………
• Người giúp việc: …………………………………………………..
• Ngày xác nhận: ……………………………………………………

Mẫu này dùng để ghi nhớ các nội dung hai bên đã trao đổi. Nếu gia đình sử dụng dịch vụ qua công ty, hãy đối chiếu thêm với hợp đồng và quy định của đơn vị cung cấp.

Câu hỏi thường gặp

Có cần ghi lại thỏa thuận với người giúp việc không?

Nên ghi lại những nội dung quan trọng như đầu việc, lịch làm, mức lương hoặc phí dịch vụ, ngày nghỉ và đầu mối liên hệ. Có thể xác nhận bằng văn bản, hợp đồng hoặc tin nhắn để hai bên dễ đối chiếu.

Người giúp việc ở lại có phải làm việc cả ngày không?

Không nên mặc định như vậy. Gia đình và người giúp việc cần thống nhất rõ thời gian làm, thời gian nghỉ, nơi nghỉ và những khung giờ cần hỗ trợ.

Có nên giao thêm việc sau khi người giúp việc đã nhận việc không?

Nếu đầu việc mới làm thay đổi khối lượng, thời gian hoặc trách nhiệm, nên trao đổi trước và thống nhất lại. Không nên mặc định việc mới nằm trong thỏa thuận ban đầu.

Nếu gia đình cần đổi lịch làm thì phải báo thế nào?

Nên báo sớm qua đầu mối liên hệ đã thống nhất, nêu rõ ngày và giờ thay đổi, đồng thời xác nhận lại với người giúp việc hoặc đơn vị điều phối.

Gia đình cần chuẩn bị gì trước ngày người giúp việc đến?

Gia đình nên chuẩn bị danh sách đầu việc, lịch sinh hoạt, thông tin liên hệ, hướng dẫn sử dụng thiết bị và các lưu ý quan trọng. Những nội dung nhạy cảm hoặc liên quan đến sức khỏe chỉ nên chia sẻ trong phạm vi cần thiết cho công việc.

Kết luận

Trước ngày người giúp việc nhận việc, gia đình nên thống nhất bằng những nội dung cụ thể: làm việc gì, vào thời gian nào, thanh toán ra sao, được sử dụng những gì và liên hệ ai khi có việc phát sinh. Checklist bàn giao giúp hai bên bắt đầu công việc rõ ràng hơn, giảm hiểu nhầm và dễ phối hợp trong những ngày đầu.

Nếu gia đình cần tư vấn lựa chọn hình thức phù hợp, có thể tham khảo giúp việc theo giờ, giúp việc ở lại, chăm bé hoặc chăm người già. Liên hệ Giúp Việc Kim Phúc: 0902.719.800.